سرپرست تدارکات با دریافت درخواست خرید از انبار نسبت به تعیین قیمت تخمینی کالا اقدام نموده و براساس این قیمت، طبقه بندی خرید در سه سطح زیر را انجام می دهد:
۱- پرداخت جزیی: پرداختی که مبلغ آن از سه میلیون ریال تجاوز ننماید. سرپرست تدارکات می تواند پس از تحقیق کامل از وضعیت قیمت ها با رعایت صرفه و صلاح موسسه، خرید مورد نظر را انجام دهد. سرپرست تدارکات بر روی در خواست خرید نسبت به تخمین قیمت اقدام نموده و سپس درخواست خرید را جهت امضاء در اختیار امور مالی و مدیر عامل قرار می دهد. پس از اخذ امضاء ها، کارپرداز از محل تنخواه در اختیار، خرید را انجام داده و کالا را تحویل انبار داده و سرپرست تدارکات فاکتورهای مربوطه را به همراه گزارش تنخواه جهت تسویه تنخواه در اختیار امور مالی قرار می دهد. امور مالی پس از کنترل مطابقت درخواست کالا، درخواست خرید و فاکتور نسبت به تسویه تنخواه مربوطه اقدام می نماید.
۲- پرداخت متوسط: پرداختی است که مبلغ از سه میلیون و یک ریال تا سی میلیون ریال را شامل می شود. سرپرست تدارکات بر روی درخواست خرید نسبت به تخمین قیمت اقدام نموده و سپس درخواست خرید را جهت امضاء در اختیار مدیر مالی و مدیر عامل قرار می دهد. سرپرست تدارکات بر روی درخواست خرید نسبت به جمع آوری حداقل سه پیش فاکتور (مگر در موارد انحصاری بودن کالا) اقدام نموده و براساس پیش فاکتورهای اخذ شده گزارش کارشناسی خرید را تهیه نموده و نظر درخواست دهنده را در قسمت نظریه کارشناسی اخذ می نماید . پس از اخذ امضاء ها، کارپرداز خرید را انجام داده و کالا را تحویل انبار می دهد. سپس سرپرست تدارکات فاکتور خرید را به همراه گزارش کارشناسی و پیش فاکتور های اخذ شده، جهت صدور چک در اختیار امور مالی قرار می دهد. امور مالی پس از کنترل مطابقت درخواست کالا با درخواست خرید و فاکتور و گزارش کارشناسی نسبت به صدور همزمان حواله پرداخت و چک و سند حسابداری اقدام می نماید. سپس حواله پرداخت، چک صادره، سند حسابداری مربوطه و گزارش کارشناسی به همراه ضمائم آن به مدیرعامل ارائه می شود. پس از امضاء مدیر عامل و یکی از اعضاء هیات مدیره، امور مالی چک را ممهور به مهر برجسته کلبه مهربانی نموده و چک و حواله پرداخت را جهت تحویل به فروشنده و اخذ امضاء و مهر فروشنده بر روی حواله پرداخت به سرپرست تدارکات تحویل میگردد. سرپرست تدارکات حواله پرداخت امضاء و مهر شده را به امور مالی عودت می دهند.
۳- پرداخت عمده: پرداختی است که مبلغ از سی میلیون و یک ریال به بالا را شامل می شود. سرپرست تدارکات بر روی درخواست خرید نسبت به تخمین قیمت اقدام نموده و سپس درخواست خرید را جهت امضاء در اختیار مدیر مالی و مدیر عامل قرار می دهد. سرپرست تدارکات بر روی درخواست خرید نسبت به جمع آوری حداقل سه پیش فاکتور (مگر در موارد انحصاری بودن کالا) اقدام نموده و براساس پیش فاکتورهای اخذ شده گزارش کارشناسی خرید را تهیه نموده و نظر درخواست دهنده را به همراه نظر دو کارشناس دیگر در قسمت نظریه کارشناسی اخذ می نماید.
پس از تکمیل گزارش کارشناسی، سرپرست تدارکات درخواست خرید، گزارش کارشناسی و پیش فاکتور های اخذ شده را جهت طرح در کمیته خرید در اختیار مدیرعامل قرار می دهد. نظریه کمیته خرید طی صورت جلسه امضاء شده کمیته خرید توسط مدیر مالی به سرپرست تدارکات تحویل می گردد. در اولین جلسه هیئت مدیره پس از تشکیل جلسه کمیته خرید، هیئت مدیره در جریان مصوبات آن قرار می گیرد. کارپرداز خرید را انجام داده و کالا را تحویل انبار می دهد. سپس سرپرست تدارکات فاکتور خرید به همراه گزارش کارشناسی و پیش فاکتورهای اخذ شده و همچنین صورت جلسه کمیته خرید را جهت صدور چک در اختیار امورمالی قرار می دهد. امور مالی پس از کنترل مطابقت درخواست کالا با درخواست خرید و فاکتور و گزارش کارشناسی و صورت جلسه کمیته خرید نسبت به صدور همزمان حواله پرداخت ، چک و سند حسابداری اقدام می نماید . سپس حواله پرداخت ، چک صادره و سند حسابداری مربوطه ، گزارش کارشناسی به همراه ضمائم آن به مدیرعامل ارائه می شود . پس از امضای مدیرعامل و یکی از اعضای هیات مدیره، امور مالی چک را ممهور به مهر برجسته کلبه مهربانی نموده و چک و حواله پرداخت را جهت تحویل به فروشنده و اخذ امضاء و مهر فروشنده بر روی حواله پرداخت به سرپرست تدارکات تحویل می دهد . سرپرست تدارکات حواله پرداخت امضاء و مهر شده را به امور مالی عودت می دهد .
الزامات اساسی خرید عمده :
در صورتی که گزارش کارشناسی خرید توسط کمیته خرید قانع کننده تشخیص داده نشود کمیته خرید درخواست برگزاری مناقصه بر اساس آیین نامه مناقصه و مزایده را می نماید .
برای خرید های بالاتر از سه میلیارد ریال صورت جلسه کمیته خرید باید به تصویب هیات امناء برسد. پرداخت هرگونه پیش پرداخت فقط در قالب عقد قرارداد و دریافت چک ضمانت معادل مبلغ پیش پرداخت که در پایان قرارداد عیناً به فروشنده مسترد خواهد شد امکان پذیر است
